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会計業務で仕訳が重要な訳とは?

初心者必読!会計業務で「仕訳」はなぜ重要?

2021/08/06

経理業務を行うには、簿記の知識が必要ですが、中でも「仕訳」は特に重要です。なぜ、重要なのでしょうか?この記事では、「仕訳の意味」「仕訳の重要性」「仕訳の仕方」などを解説します。これを読めば、仕訳の基礎的な知識の理解が深まり、日々の業務にも役立ちます。経理初心者の方は、ぜひご一読ください。

仕訳とは

企業では「商品を販売した」「商品の製造に必要な材料を仕入れた」「社員に給与を支払った」など、お金やモノの出入りが常に発生します。お金やモノの出入りを「取引」といい、この取引を記録することを「簿記」と言います。取引は、資産、負債、純資産、収入、費用の5つのグループに分けられます。さらに細分化したものを「勘定科目」と呼び、この勘定科目に振り分けることが「仕訳」なのです。分かりやすく言えば、仕訳はお金やモノの出入りを適切にグループ分けすることを意味します。

仕訳はなぜ必要なのか?

仕訳はなぜ必要なのか?

「仕訳を行う理由」についても簡潔に解説しておきましょう。仕訳された記録は、最終的に「貸借対照表」や「損益計算書」といった決算書としてまとめられるため、必要になります。決算書は、取引先や投資家、金融機関などに対して、企業がどのくらいの利益が出たのか、あるいは損失があったのかなど、経営状態を数字で表した書類で、言わば「企業の成績表」のようなものです。

日々の仕訳の記録がなければ、決算書を作成することが困難となります。決算書は投資家にとって、投資をするか否か決める情報元であるため、仕訳は企業の未来を左右する重要な記録と言えるでしょう。

貸借対照表とは

貸借対照表とは、企業がある時点において、「資産をどの程度保有しているか」を表すものです。貸借対照表の左側には企業が所有する資産、右側には企業の負債と純資産が記載されています。企業の資産から負債を差し引くことで、純資産(蓄積した企業利益や株主からの出資のこと)が分かる仕組みです。

対照という名が示す通り、貸借対照表の左側と右側の合計値は一致するという特徴があります。その特徴から「バランスシート(Balance sheet)」、略して「B/L」と呼ばれることもあります。貸借対照表を見ると、企業の財政状態が把握できるため、企業の舵取りを担う経営層が、経営方針などを決める際にも欠かせない書類です。

損益計算書とは

決まった期間内にいくら収益を上げて、仕入れ等でいくら支出が発生したのかを表したのが損益計算書です。端的に言えば、「会社の利益が把握できる書類」という認識でも良いでしょう。商品やサービスを販売した「売上」と、商品の製造にかかったコスト(売上原価)を記録します。最終的に、売上から売上原価を引いて、どれだけの利益が出たのかが分かる仕組みです。

ちなみに、損益計算書は英語で「Profit and Loss Statement(P/L)」とも呼ばれます。先に挙げた貸借対照表と併せて、P/LとB/Lは仕訳をするうえで必要となる書類です。

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仕訳をする際には「勘定科目」が必要

仕訳をするには、勘定科目が必要であると紹介しました。ここで勘定科目について深く掘り下げて解説しましょう。勘定科目とは、どんな理由でお金が入ってきたのか、あるいは出て行ったのかが分かるように、「項目化」することを言います。例えば、電気代や水道代を支払ったら「水道光熱費」、タクシー代や電車代なら「旅費交通費」という勘定科目にそれぞれ振り分けられます。家計簿の費目のようなものを想像してもらうと、勘定科目のイメージがしやすいでしょう。

この勘定科目は「何の費用なのか」が分かるように、企業で自由に設定することができます。ですが、企業はさまざまな収支が存在するため、家計簿よりも書くのが困難です。例えば、企業にお金が入ってきたとしても、販売して得たお金なら「収益」になりますが、銀行から借りて入ってきたお金なら「負債」になります。お金が入るという意味は同じですが、扱い方が異なることもあるのです。決算書で、お金の流れをより正確に「見える化」するため、勘定科目にはベースとなる次の5つの項目が設定されています。

勘定科目の主な項目
科目 概要 該当するもの 記載する決算書
資産 企業が保有するお金や財産のこと 現金、預金、土地、投資有価証券など 貸借対照表
負債 企業に支払い義務があるお金のこと 支払手形、買掛金、社債など
純資産(資本) 資産から負債を差し引いたお金のこと 元入金、資本剰余金、自己株式など
収入 企業活動で得た収入のこと 売上、受取利息、受取配当金など 損益計算書
費用 企業活動で支払うお金のこと 給与手当、役員報酬、地代家賃、通信費など

これらの勘定科目が、決算書の損益計算書(会社の利益が分かる書類)と、貸借対照表(会社の資産と負債が分かる書類)で分けて記載されます。

5つの項目のうち、「収入」と「費用」は損益計算書に、「資産」「負債」「純資産(資本)」は貸借対照表にそれぞれ反映されます。先に挙げた科目別に、「投資有価証券」や「資本余剰金」など、さまざまな項目を設けたうえで反映する仕組みです。この記入する項目は企業や事業内容によって大きく変化します。例えば、ロゴデザインやキャラクターグッズ販売を手掛ける企業であれば、項目に「意匠権」や「特許権」などの項目が加わることもあります。

ちなみに、企業だけではなく「個人事業主」の方も確定申告の際に決算書を作成しますが、勘定科目の扱いが異なることもあります。細かい解説は割愛しますが、自宅を事務所(仕事場)として活用している方の場合、家賃と事務所の賃料を分けて計上するといった具合です。

仕訳はどのようにするのか?

実際の仕訳の仕方について

ところで、具体的にどのように仕訳がなされるのでしょうか?最後に仕訳のルールや、書き方のポイントについて紹介します。

仕訳ルール

仕訳は上記で紹介した、資産・負債・純資産・収入・費用の5つのグループに振り分けます。この仕訳は「借方(かりかた)」を左側に、「貸方(かしかた)」を右側に書くのがルールです。分かりやすく言えば、借方とは「企業の財産が増えたこと」を指し、貸方とは「企業の財産が減ったこと」を指すということです。

例えば、「オフィスに設置するキャビネットを現金10万円で購入した」というケースにおいては、企業にキャビネットという資産が増えているので、借方に10万円を記入します。一方、10万円を現金で支払っている(財産が減っている)ので、貸方にも10万円が記入される仕組みです。

現金10万円でキャビネットを購入した
借入 貸入
備品代10万円 現金10万円

上記のように、何に使ったのかの借方と、いくら使ったのかの貸方の金額は必ず一致しなければなりません。仕訳をするうえで、貸入と借入は表裏一体であることを留意しておきましょう。

仕訳の書き方のポイント

月日(日付) 借入 金額 貸入 金額 摘要
10 24 消耗品 1万円 現金 1万円 プリンターインク
11 5 接待費 5万円 普通預金 5万円 A社(取引先)接待
             
             
             
             
             
             

●月日(日付)…日付は、取引が発生した日付を記入します。
●借方…借方の勘定科目を書きます。
●貸方…貸方の勘定科目を書きます。
●摘要…勘定科目と取引内容を記入します。一つの勘定科目に一行を使って書きますので、複数の勘定科目がある場合、複数の行を使って記入します。

ここまで紹介したのは、仕訳の書き方のほんの一例に過ぎません。仕訳は取引が発生する度に記録しなければなりませんので、覚えることは他にもまだまだ沢山あります。経理の基本でもある「簿記」を学んでいれば、仕訳の理解もより一層深まるでしょう。また、簿記の資格を取得することは、経理業務をスムーズに進めるだけでなく、今後のキャリアアップや給与アップにも役立つ「武器」にもなります。簿記の資格取得に興味のある方は、こちらも合わせてご一読ください。

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仕訳を楽に行う方法はあるの?

決済書を作るうえで欠かせない仕訳は、企業の総務や経理部などで行われています。また、会計事務所のサービスや業務システムなどを利用することで、仕訳業務を楽に行うことが可能です。

冒頭で紹介した通り、企業ではお金やモノの出入りが常に発生するため、仕訳業務は毎日のように行われるのが特徴です。現代では、仕訳をはじめとした会計業務を自動化する業務システムが普及しています。業務効率化を目指すべく、導入を検討する企業も少なくありません。これら業務システムの登場に伴い、仕訳業務は従来よりも「手軽に行いやすくなっている」と言えるでしょう。とはいえ業務システムを用いても、取引の頻度が膨大な大企業などは、会計の業務量がひっ迫することもしばしばです。また、企業によっては「会計ソフトを扱える従業員がいない」というケースもあり、手書きで仕訳を行うこともあります。

会計事務所や税理士事務所などでは、仕訳をはじめとした会計業務の代行サービスを行っています。そのため、先に挙げた大企業や会計に精通した従業員がいない企業でも、外注という形であれば、仕訳を楽に行うことが可能です。おまけに会計事務所や税理士事務所では、税務相談や経理コンサルなどを受け付けているケースも多く、仕訳以外にもさまざまな業務を依頼することができます。

企業に会計という業務が存在する限り、会計士や税理士の業務が尽きることはないでしょう。会計業界への転職を目指す方であれば、「会計求人プラス」を活用してみてはいかがでしょうか。

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