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経理業務のテレワークを実現する第一歩!電子帳簿保存法を知ろう!

電子帳簿保存制度は、会計処理で保存が必要な書類を電子データ(電磁的記録)で保存することを認める制度です。保存が紙ベースでなくなれば帳簿や領収証・請求書の処理や管理にかかる負担が軽減できるという趣旨から、徐々に制度化されてきました。

そして昨今のコロナ禍や働き方改革の流れを受け、ペーパーレス化やテレワークが急激に広まりました。会計事務所でも対応を迫られる場面が増えているのではないでしょうか。

もともとこの帳簿保存の電子化が進んでいれば、経理担当のテレワークへの移行がよりスムーズだったのではないか、という意見も聞かれます。今後、テレワークを導入する企業はますます増加し、会計事務所においてもその傾向は見られているため、その基本事項は押さえておきたい所です。この記事では、制度の内容をはじめ、その導入の流れと活用することで得られるメリットに着目しご紹介します。

経理業務はテレワークができない?

新型コロナウイルスの感染拡大によって、人との接触を避けるための取り組みが推奨されています。それは、ビジネスにおいても例外ではありません。人が集まる会議を避けて、パソコンを使ったWeb会議に移行するなど、これまで積極導入されていなかった企業においても在宅勤務やリモートワークが推進され、日本人の働き方を大きく変えました。

しかし、今もなお、テレワークがなかなか進まない業務があります。それが「経理業務」です。テレワークが増える中、経理に関わる人が出社を余儀なくされるのは、「紙文化」が今も根強く残っている理由があります。

経理業務には、請求書の作成・印刷・押印・封入作業・発送など、「紙」をベースにした業務プロセスが多く、その他にも銀行対応(打合せや会議への参加)などもあり、なかなかテレワークが進まない事情があります。そのような中、経理業務のテレワーク化に向けて、紙から電子データに移行する動きもありますが、まだ一部の企業に留まっているのが現状です。

全体的にテレワークが進む上では、この「紙文化」からの脱却が大きなカギとなり、請求書管理や経費精算といった業務をクラウド化(インターネット上で管理)する必要があります。クラウド化が進めば、自宅のパソコンからもデータのダウンロードやアップロードができるため、経理業務のテレワーク化も可能になります。

経理業務をクラウド化するメリット

業務の効率化

経理業務をクラウド化すれば、経費精算がより進めやすくなります。従来は出社して社員が必要書類に記入し、上長の押印(ハンコ)をもらって処理する形式が主流でしたが、経理業務をクラウド化すると領収書をスキャニングしメールで送ったり、システム上で申請をしたりするだけで事足ります。これだけでも、精算書のペーパーレス化に繋がり、わざわざ押印する業務もなくなるためテレワークでも対応できるようになり、出社する交通費も削減、業務全体の効率化にも繋がります。

ペーパーレス

経費精算のみならず、紙を必要とするのが「請求」に関わる業務です。請求書を作成して印刷、封入、郵送などの作業や、取引先から請求書をもらう場合、封を開けて処理する作業が必要です。しかし、請求書自体がペーパーレス、つまりPDF化(電子書類)すれば、データの送受信だけで業務が完了し、紙も必要なくなります。ペーパーレスが進めば、コピー用紙、印刷にかかるコピー機のランニングコスト、トナー代などのコスト削減も可能になります。

経理業務のテレワーク移行に必要な準備

経理業務のテレワークに必要な準備

インターネット環境の整備

テレワークを進める上で、最初に取り組むべきことはインターネットの環境を整えることです。自宅とオフィス、あるいは自宅と取引先とを繋ぐ環境が整っていれば、仕事上で必要な資料データの授受や勤怠報告などが可能となり、オフィスと同じように仕事が進められます。テレワークを推進したいなら、まず、従業員の自宅にオフィスと繋ぐネット環境が整っているかを確認する必要があります。もし環境が整っていないなら、モバイルルーターの貸与を検討する必要がでてきます。その他にも、Web会議ツール、チャットツールなどコミュニケーションがとりやすいツールの導入も検討が必要です。

セキュリティ対策の整備

テレワークは、在宅での勤務になるため、パソコン上のデータ管理も個人に依存する傾向が強くなります。また、メールの誤送信などによる情報漏洩のリスクも抱えています。ネット環境を整えることはもちろんのこと、より安全に業務が進められるようセキュリティ対策にも努める必要があります。例えば、個人に貸与するパソコンやITツールにセキュリティソフトを導入したり、セキュリティ意識を高めるガイドラインを作成したりすることで、従業員に周知徹底させることが大切です。

労務管理システムの導入

オフィスとは違って、主に自宅で働くことになるため、従業員の勤務状況がなかなか把握しにくいデメリットがあります。また、テレワークをする側にとっても、自宅での仕事は、つい勤務時間の認識も薄れてしまいがちです。オフィスと同様に、自宅でも時間をしっかり管理しながら仕事ができているか、労務管理システムを導入し、勤務時間の過不足がないかどうかを管理する必要があります。

電子帳簿保存制度とは

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律です。正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」という名称ですが、先述のように「電子帳簿保存法」というのが通称です。当初は適用するのが難しく、運用する側の負担感も多く指摘されていました。それでも2016年・2018年の改正、さらに直近の2020年10月施行の改正を経てさまざまな項目で緩和が進み、制定当初よりも導入・活用がしやすくなりました。

では、どういった点が緩和されたのでしょうか。この電子帳簿保存法が適用できる主たる要件に「真実性の確保」という点があります。「真実性の確保」とは、電子データは途中で改ざんされる可能性があるため、その対象データの記録事項の訂正・削除を行った事実内容が確認できることや、タイムスタンプを付与することで、それ以降変更されていないデータであると証明すること。

つまり、改ざんされていないことが証明できるようなデータを準備する、ということです。そのためにはこれらに対応した処理が可能な会計システム等、ツールやその運用体制を整備する必要があります。2020年10月施行の主な改正点は、この「真実性の確保」に関する、以下の2点です。

<改正点>
・タイムスタンプの付与が一部不要となる
現行では発行者と受取手のタイムスタンプの付与が必要でしたが、改正後は発行者のタイムスタンプがあれば受取手のタイムスタンプは不要となります。

・データ改変できないシステムの利用で受取手のタイムスタンプが不要となる
クラウドシステムなどのサービスでは、そもそも「受け取る側のデータ改変は不可」とする仕様のものがあります。それらを利用することで、受取手のタイムスタンプは不要とする保存方法が追加されました。

いわゆる「真実性の確保」において、IT化が進んだ現状に制度が追いつきました。言い換えればITに任せる部分が増えたのです。

対象となる書類やその他の制度内容

電子帳簿保存法の対象書類
ここで、対象となる書類を改めて確認しましょう。大きく分けて帳簿類・決算関係の書類・その他資料等があります。具体的には以下を参照ください。

<対象となる書類>
・帳簿類(仕訳帳、現金出納帳、売上帳、売掛金元帳、仕入帳、買掛金元帳、固定資産台帳)
・決算関係の書類(棚卸表、貸借対照表、損益計算書)
・その他の資料(契約書、領収書、預り証、預金通帳、手形類、見積書、請求書など)

これらの保存方法として、スキャナ保存も認められています。紙で受け取った証憑をスキャンして保存する形を取れば、電子データ保存として適用できるのです。ただし、保存期間は紙ベースの帳簿類と同様に7年間の保存義務があります。

制度の導入に必要なこと

申請書の提出

電子帳簿保存制度を利用するには、事前に申請書を提出して管轄の税務署長の承認を受ける必要があります。今後活用を検討しているのであれば、その書面や手続きの流れを前もって確認するようにしましょう。

適切なシステムの選定や運用体制の整備

会計システムの種類によってできることが異なります。クラウド型のサービスは特に電子帳簿保存法に適応しているケースが多い特徴があります。また、そのシステムの仕様だけでなく、どのようなフローで使用するのかを実際の業務に合わせて整理をしておくことも大切です。経理担当者や税理士は電子帳簿の「真実性の確保」ができているのか、運用上改ざんできないようなルールであることや、周知していくことも求められるからです。

事例:会計システムと経費精算のシステムを同時に入れ替える

会計システムの入れ替え
会計システムには経費精算システムを合わせて提供しているメーカーもあります。そして、これらのシステムでは申請者が経費精算時に必要な証憑として領収証をスキャンして添付するなどして画像データとして提出することができます。システムの種類によっては画像データから金額や日付などを読み取って申請用のデータに反映する機能を持ち合わせているものもあり、申請者が負担感なく使用できます。

こうして処理された申請データには精算番号が付与されます。付与された精算番号を会計システム側のデータと番号で情報を連携させることで領収証の電子化されたデータを取得でき、経理担当者自身がスキャンして管理する手間もなくなり、紙でのやり取りを減らすことができます。

会計システム活用で得られるメリット

書類管理の工数・コストの軽減

上記の事例のように、本来であれば紙で保存するものがなくなると保管スペースが不要となり、ファイリング作業などの手間もなくなります。加えて紙でのやり取りの時間や郵送にかかるコストを減らすことができ、更に紛失のリスクも減らします。

事務手続きの効率化

システムが連携できるものであれば、同じデータを複数システムに入力する手間も省くことができ、転記ミスや誤入力の原因にも繋がりかねない入力作業から解放されます。正確性が向上する上に進捗状況が一元管理できるため、事務手続き全体の状況を把握するのにも役立つでしょう。

経理業務の働き方改革・テレワーク化への期待

先述したメリットから、電子帳簿保存を実現できればファイリング作業や紙での承認作業などの手作業が減り効率化が見込まれます。これは業務の効率化という働き方改革へのひとつの方策になるだけでなく、出社しなくても業務が進められる機会が増え、移動時間の削減やコスト削減にもなるのです。

経理業務でもテレワークが実現できる第一歩となります。コロナ禍やオリンピックの実施、働き方の多様化を見越し、帳簿類の電子化は今後より多くの企業で検討されることでしょう。会計事務所としても職員の働き方改革や紙ベースでの保存の負担を軽減することができます。クライアント企業に向け、電子帳簿保存制度の活用を勧めることも視野に入れてみてはいかがでしょうか。

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