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経理業務のテレワークを実現する第一歩!電子帳簿保存法を知ろう!

電子帳簿保存制度は、会計処理で保存が必要な書類を電子データ(電磁的記録)で保存することを認める制度です。保存が紙ベースでなくなれば帳簿や領収証・請求書の処理や管理にかかる負担が軽減できるという主旨から、徐々に制度化されてきました。
そして昨今のコロナ禍や働き方改革の流れを受け、ペーパーレス化やテレワークの需要が拡大しました。会計事務所でも対応を迫られる場面が増えているのではないでしょうか。もともとこの帳簿保存の電子化が進んでいれば、経理担当のテレワークへの移行がよりスムーズだったのではないか、という意見も聞かれます。今後、検討し始める企業や会計事務所も多く、その基本事項は押さえたいポイントです。
この記事では、制度の内容を確認しながら、その導入の流れと活用することで得られるメリットに着目します。

電子帳簿保存制度とは

電子帳簿保存法は1998年にすでに制定されていた法律です。正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」という名称ですが、先述のように「電子帳簿保存法」というのが通称です。
当初は適用するのが難しく、運用する側の負担感も多く指摘されていました。それでも2016年・2018年の改正、さらに直近の2020年10月施行の改正を経てさまざまな項目で緩和が進み、制定当初よりも導入・活用がしやすくなりました。

では、どういった点が緩和されたのでしょうか。
この電子帳簿保存法が適用できる主たる要件に「真実性の確保」という点があります。「真実性の確保」とは、電子データは途中で改ざんされる可能性があるため、その対象データの記録事項の訂正・削除を行った事実内容が確認できることや、タイムスタンプを付与することで、それ以降変更されていないデータであると証明すること。つまり、改ざんされていないことが証明できるようなデータを準備する、ということです。そのためにはこれらに対応した処理が可能な会計システム等、ツールやその運用体制を整備する必要があります。

2020年10月施行の主な改正点はこの「真実性の確保」に関する、以下の2点です。

〇タイムスタンプの付与が一部不要となる
現行では発行者と受取手のタイムスタンプの付与が必要でしたが、改正後は発行者のタイムスタンプがあれば受取手のタイムスタンプは不要となります。

〇データ改変できないシステムの利用で受取手のタイムスタンプが不要となる
クラウドシステムなどのサービスでは、そもそも「受け取る側のデータ改変は不可」とする仕様のものがあります。それらを利用することで、受取手のタイムスタンプは不要とする保存方法が追加されました。

いわゆる「真実性の確保」において、IT化が進んだ現状に制度が追いついた。言い換えればITに任せる部分が増えたのです。

対象となる書類やその他の制度内容


ここで、対象となる書類を改めて確認しましょう。大きく分けて帳簿類・決算関係の書類・その他資料等があります。具体的には以下を参照ください。

・帳簿類(仕訳帳、現金出納帳、売上帳、売掛金元帳、仕入帳、買掛金元帳、固定資産台帳)
・決算関係の書類(棚卸表、貸借対照表、損益計算書)
・その他の資料(契約書、領収書、預り証、預金通帳、手形類、見積書、請求書など)

これらの保存方法では、スキャナ保存も認められています。紙で受け取った証憑をスキャンして保存する形を取れば、電子データ保存として適用できるのです。
ただし、保存期間は紙ベースの帳簿類と同様に7年間の保存義務があります。

制度の導入に必要なこと

〇申請書の提出
電子帳簿保存制度を利用するには、事前に申請書を提出して管轄の税務署長の承認を受ける必要があります。今後活用を検討しているのであれば、その書面や手続きの流れを先に確認するようにしましょう。

〇適切なシステムの選定や運用体制の整備
会計システムの種類によってできることが異なります。クラウド型のサービスは特に電子帳簿保存法に適応しているケースが多く、参考にするとよいでしょう。また、そのシステムの仕様だけでなく、どのようなフローで使用するのかを実際の業務に合わせて整理をしておくことも大切です。経理担当者や税理士は電子帳簿の「真実性確保」ができているのか、運用上改ざんできないようなルールであることや、周知していくことも求められるからです。

事例:会計システムと経費精算のシステムを同時に入れ替える


会計システムには経費精算システムを合わせて提供しているメーカーもあります。そして、これらのシステムでは申請者が経費精算時に必要な証憑として添付する領収証をスキャンするなどして画像データとして提出することができます。システムの種類によっては画像データから金額や日付などを読み取って申請用のデータに反映する機能を持ち合わせているものもあり、申請者が負担感なく使用できるものもあります。

こうして処理された申請データには精算番号が付与されます。付与された精算番号を会計システム側のデータと番号で情報を連携させることで領収証の電子化されたデータを取得でき、経理担当者自身がスキャンして管理する手間もなくなり、紙でのやり取りを減らすことができます。

システム活用で得られるメリット

〇書類管理の工数・コストの軽減
上記の事例のように、本来であれば紙で保存するものがなくなると保管スペースが不要となり、ファイリング作業などの手間がなくなります。紙でのやり取りの時間や郵送にかかるコストを減らすことができ、かつ紛失のリスクを減らします。

〇事務手続きの効率化
システムで連携してくれるのであれば、一度入力したデータを再度入力するようなミスの原因になる作業からは解放されます。正確性が向上する上に進捗状況が一元管理できるため、事務手続き全体の状況を把握するのにも役立つでしょう。

経理業務の働き方改革・テレワーク化への期待

これまでのようなメリットから、電子帳簿保存を実現できればファイリング作業や紙での承認作業などの手作業が減り効率化が見込まれます。これは業務の効率化という働き方改革へのひとつの方策になるだけでなく、出社しなくても業務が進められる機会が増えるということです。経理業務でもテレワークが実現できる一歩となります。

コロナ禍やオリンピックの実施、働き方の多様化を見越し、帳簿類の電子化は今後多くの企業でも検討されることでしょう。会計事務所としても職員の働き方改革や紙ベースでの保存の負担を軽減することができます。クライアントである企業に向け、電子帳簿保存制度の活用を勧めることも視野に入れてみてはいかがでしょうか。

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