導入が増えているクラウド会計ソフトとは？メリット・デメリットも解説

昨今、急速に導入が進んでいるクラウド会計ソフト、既に利用されていたり、検討していたりする会計事務所も多いでしょう。
とは言っても、まだまだインストール型の会計ソフトを継続してご利用されている割合のほうが多い状況ではあります。
しかし、この記事をお読みの方のクライアント企業でも、クラウド会計ソフトを利用されているケースが増えてきていると思います。

まだクラウド会計ソフトの詳細をご存知なかったり、改めて考えてみると大雑把にしか理解していなかったという方も少なくないのではないでしょうか。

何故、現在、クラウド会計ソフトを利用する企業や会計事務所が増えていってるのでしょうか。

今後、更に接する機会が増えてくることが予想されますので、この記事を読んでいただき、クラウド会計ソフトについて理解を深めて頂ければと思います。

クラウド会計ソフトとは？

そもそも会計ソフトとは

会計ソフトとは、企業会計を記録・管理・処理し、会計業務を簡単に行なうためのソフトウェアです。

現金出納帳・総勘定元帳といった帳簿や貸借対照表・損益計算書・株主資本等変動計算書など、さまざまな種類の書類を作成・出力することが可能です。

会計ソフトを導入するメリットとして、特に大きなものは以下の2つです。

1.会計業務の負担を減らすことができる

事業を行なっていく上では、日々の取引について仕訳を切り、現金出納帳や売上帳などを作成して保存する必要があります。

確定申告時には税務署に、確定申告書と貸借対照表などの計算書類を提出します。

会計ソフトを使わずに会計処理を行ない、帳簿や計算書類などを作成するのは非常に大きな手間です。

会計ソフトを導入すると、仕訳を切れば自動で転記が行なわれ、複数の帳簿や決算書を作成することができます。
そのため、会計事務の負担を大幅に減らすことができます。

2.ヒューマンエラーの可能性が下がる

仕訳を切るための計算や帳簿作成のための転記などを人間の手で行なうと、ヒューマンエラーが起こる可能性が高くなります。
また、重複してデータの入力なども行う必要があり、作業時間もかかってしまいます。

ヒューマンエラーの結果、計算書類などの数字を誤ると、納める税金の額なども変わってしまうこともあり、大きな問題となりかねません。
そのため、入力内容は細かにチェックを行い、誤字脱字、桁間違いなどを防いでいるのです。

会計ソフトであれば、入力した仕訳から自動で数値を集計できます。
そのため、帳簿や計算書類作成に関するヒューマンエラーが起こる可能性が低くなります。

クラウド会計ソフトの概要

クラウド会計ソフトとは、インターネット上のサーバーにデータを保存するクラウドサービスを用いる会計ソフトのことです。

クラウド会計ソフトを導入する企業が増えている要因とは

クラウド会計ソフトが広まる前は、会計ソフトと言えば、インストール型の会計ソフトでした。
インストール型の会計ソフトは、利用を始める前にパソコンにインストールする必要があります。
またパソコンのOSによって、制限を受けることもあります。
ただし、インストール型の会計ソフトは一度インストールしてしまえば、基本的には、月額料金がかかりません。

しかし現在はクラウド会計ソフトの利用が増加しています。
その理由として、まずはクラウド会計ソフトの利便性の高さが挙げられます。
次に、確定申告における「青色申告特別控除」の制度が変更になったことも大きく関係していると考えられます。

紙ベースの確定申告に関する青色申告特別控除は55万円になりました。
またe-Taxでの申告または電子帳簿保存に対応すると、青色申告特別控除は65万円まで受けられるようになりました。

クラウド会計ソフトのメリット・デメリット

クラウド会計ソフトを導入すると得られるメリット

1.複数のパソコン・タブレットなどから使える

データの保存場所はクラウド上であるため、データの共有が容易に可能となります。
複数のパソコン・タブレット・スマホからアクセスできます。
特定の端末からのアクセスしなくてはいけないインストール型と違い、インターネット回線があれば利用可能ですので、急な場合も対応が可能です。

2.自動でバージョンアップがなされる

インストール型の会計ソフトは、アップデートする際には別途インストールが必要です。
しかし、クラウド会計ソフトなら、法改正への対応などのためのアップデートは自動でなされます。
法改正のアップデートを忘れていたために、古い法令で間違った処理をしてしまうという危険性はありません。

3.データ連携により仕訳が簡単にできる

クラウド会計ソフトではデータ連携により、様々な銀行やクレジットカードにおける取引明細を自動で仕訳できます。
ネットバンクなどの契約をしていてれば取引明細を取り込むことができるので、作業時間が短縮できます。
これはクラウド会計の大きなメリットとして、業務効率化に繋がります。

4.OSは無関係

インストール型の会計ソフトは、基本的にWindowsに対応しています。Mac OSには対応していないものも多いです。
一方、クラウド型会計ソフトは、ChromeやEdge、Safariなどのブラウザ経由で利用するため、Mac OSでも利用できます。
Windowsのアップデートなどにも気を使わなくてもすみます。

5.税理士とのやり取りが効率化できる

クラウド会計ソフトではインターネット上でデータを税理士と共有することができます。
税理士にデータを郵送するなどの必要はなくなり、税理士とのやり取りが効率化できます。
また、データ連携のスピードも早くなりますので、コミュニケーションの時間を多く取ることができるようになります。
　

クラウド会計ソフトを導入するデメリット

1.継続してコストがかかる

クラウド型会計ソフトは月額・年額などの使用料を支払って利用します。
インストール型の会計ソフトと異なり、継続して料金を支払う必要があります。

2.インターネット環境が必要

クラウド型会計ソフトは、インターネット環境がないと使えません。
トラブルが発生してインターネットが利用できない状況だと、基本的には、作業できません。

3.ユーザーインターフェイスが変更されることがある

クラウド型会計のユーザーインターフェイスは、アップデートによって変わることがあります。
操作方法が変更されることもあるので、アップデートされた内容は把握するようにしたほうが良いでしょう。
これは、基本的に、避けることができません。

4.カスタマイズできない

クラウド会計ソフトでは、通常、提供されるサービスをそのまま利用することが基本となります。
インストール型の会計ソフトとは異なり、カスタマイズできる部分が限られている事が多いです。

5.特殊業種に対応していないことがある

クラウド会計ソフトは、特殊な業種には対応できないこともあります。
導入する前に確認することをオススメいたします。

クラウド会計ソフトのシェアはどれくらい？

株式会社MM総研は、2021年に21,810の事業主に調査を行ないました。
その調査によると、会計ソフトを利用している事業者の内の26.3%がクラウド会計ソフトを利用していました。
2020年は21.3％だったので、1年でシェアを5％も伸ばしたことになります。
5年前の2016年では9.2％だったことから、驚異的なスピードで利用率が上昇していることがわかります。

クラウド会計ソフトのメーカーのシャアとしては、1位：弥生（57.0％）,2位：freee（20.6％）,3位：マネーフォワード（14.8％）4位：その他（7.5％）でした。

参考：クラウド会計ソフトの利用状況調査(2021年4月末)

クラウド会計ソフトが向いている企業とは

クラウド会計ソフトが向いているのは、以下のような企業です。

インターネットバンキングを使っている企業

インターネットバンキングについては、最初に設定さえすれば、自動仕訳が切られるため非常に便利です。
また会計ソフトによっては、通帳残高と帳簿残高に差が生じている場合、警告メッセージが出るなど処理のミスも減らせます。

会計業務の属人化を防ぎたい企業

インストール型の会計ソフトにおいては、仕訳を含めた記帳作業は俗人的な業務になりうるものです。
クラウド会計ソフトは自動仕訳機能があるので、会計業務の属人化を防ぐことができます。

積極的にデータ連携をしたい企業

クラウド会計ソフトでは、銀行口座やクレジットカードだけでなく、POSやクラウドソーシングなどとも連携可能です
取り込み作業をする必要がなく連携がとれることは、非常に業務の効率化が進むことになります。

導入するために必要な準備とは

インターネットバンキングのアカウントを用意しておく

上述の通り、インターネットバンキングと連動できるため、アカウントを用意しておいた方が良いでしょう。

事業用のクレジットカードを作る

クラウド会計ソフトでは、各種クレジットカードとの連携が可能であるのが通常です。
やはり便利な機能なので、事業用のクレジットカードを作っておくべきです。

電子マネーの準備

最近のクラウド会計ソフトは電子マネーとも同期できます。
昨今の決済には欠かせない電子マネーなので、準備しましょう。

導入する際に注意しなくてはいけないこと

利用している金融機関が導入しようとしているクラウド会計ソフトと連携できるかを確認する

利用しているメインバンクが、導入しようとしているクラウド会計ソフトと連携できるかを確認する必要があります。

インターネットに接続できなくなった場合も想定してくべき

クラウド会計ソフトでの作業はインターネット接続がなければ基本的に難しいです。
インターネットが接続できない時間帯に何の仕事をするのか考えておいた方が良いでしょう。
企業によってはモバイルルーターを準備しておき、複数の方法でインターネットに接続できる手段を用意しているケースもあるようです。

セキュリティ

近年クラウド会計ソフトのセキュリティは強くなってはいます。
しかし自身でもセキュリティの強化を図るべきであると言えるでしょう。

特に、リモートワークが増加し、自宅のPCで作業するようなことがある場合、クラウド会計ソフトにセキュリティの問題がでることよりも、使っているPCのに問題があったり、自宅のインターネット環境に問題があったりする場合もあるのです。

クラウド会計ソフトに接続するPC、インターネット環境に問題がないか専門家に相談したりして、セキュリティの強化に着手しておくべきです。

まとめ

クラウド会計ソフトを利用して合理化が図れる企業であれば、導入するメリットがあると言えるでしょう。
また、導入するクライアント企業が増えてくれば会計事務所としても対応が必要になります。
既にそういった局面に直面している会計事務所も多いのではないでしょうか。

時代の流れに合わせた対応ができればクライアント企業を失わなくてすみます。
また、クラウド会計ソフト導入により、業務の属人化を軽減し、手作業を減らし業務効率化を図ったりと恩恵も大きいかと思います。

改めてメリット・デメリットを把握し、自社にとってメリットがあるようであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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