会計事務所に業務効率化は必要か？ポイントや注意点、おすすめITツールも紹介

テレワーク環境の整備、オンラインサービス利用の増加など、私たちの生活意識も大きく変わりました。会計業界においても業務のIT化が急速に進んでいます。会計事務所業務の効率化を進めるチャンスといえるでしょう。
そこで今回は、会計事務所の業務効率化について、そのポイントや注意点、おすすめのITツールもご紹介します。

会計事務所にも業務効率化が求められている

差別化・付加価値の提供

税務申告書を作成するだけでは、「選ばれる会計事務所」になれない時代です。ネット情報が溢れ、税理士を選びやすい環境となり、会計事務所には他事務所との差別化や付加価値が求められています。限られたリソースで有意義なサービスを提供するためには、従来の業務を効率化し、付加価値を生み出す手間と時間の確保が必要です。

人手不足に対応

現在の日本は、少子高齢化に伴い深刻な人手不足に直面しています。従来と同じ業務プロセスを行っていては、現状を維持することも困難です。業務の根本的な見直しが重要でしょう。

働き方の変化・多様化

人手不足やコロナ禍の影響から、多くの企業において働き方の変化や多様化が加速しました。テレワークに対応できるシステムの導入、時差出勤を可能にする方向へとシフトされました。人材確保の観点からも、会計業界においてもインフラ整備と業務効率化は欠かせない流れだといえるでしょう。長時間労働を改善し、テレワークや時短勤務を可能にする方策が必須です。

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業務効率化のメリット

コストの削減

業務効率化は、人件費をはじめ、印刷代や郵送費などコストの削減に繋がります。
ITツールの導入には、導入費用もランニングコストもかかりますが、人件費などと比較すると長期的には大幅なコスト削減となります。非効率的な費用負担は自社の利益を圧迫することになり、「利益の最大化」とは逆効果です。ムダを省き、コア業務にリソースを充てましょう。

ヒューマンエラーを防げる

ITツールを利用することで、入力漏れや計算ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。非効率的な業務を繰り返すと、人はミスを重ねてしまうものです。チェックツールを利用することも効果的です。

コア業務に集中できる

雑務を効率化すると、より有益な業務に集中することができます。有益な業務とは、顧問先にとって有益な経営情報の提供、資金繰りや融資に関する提案、助成金の提案など専門性の高いサービスが該当するでしょう。業務プロセスを見直すことで従来の税理士業務を超えた、新たな業務を開拓することが可能となるでしょう。

労働環境の改善につながる

業務効率化に伴い、ムダな作業や残業時間が減少することで従業員のストレスが減り、労働環境の改善につながります。ワークライフバランスが向上し、従業員のモチベーションアップや人員確保も可能となるでしょう。利益を最大化できれば賃金として還元することもでき、好循環が生まれます。

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業務効率化のポイント

業務の可視化

業務の可視化は、業務がどのように行われているかを社内で共有・把握することです。ムダを洗い出し、業務工程の変更や削減を行い、効率化を図ります。その過程で自社の課題も明らかになり、業務内容を見直すことができるでしょう。

業務の標準化

業務を可視化したら、次は業務の標準化を行いましょう。業務の標準化とは、業務の手順を明確にし、マニュアルなどを作成して業務の安定化を図ることを指します。特定の従業員でなくても業務を行えるようにすれば、多様な働き方や人材の入れ替わりにも対応できます。

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会計事務所における業務効率化のアイデア

ITツールの導入

ITツールの導入は、記帳代行や各種資料作成、顧問先管理などの業務効率化が可能となるでしょう。より生産性の高い業務に人的リソースを集中させたいところです。

顧問先訪問のオンライン化

顧問先訪問を行っている場合は、オンライン化を検討しましょう。直接会って話す方が信頼関係を築きやすい面はありますが、毎月訪問の必要性は検討の余地があるでしょう。最近ではコミュニケーションツールも充実しており、オンラインの打合せに抵抗がなくなっている企業も増えています。また、オンラインの方が気軽に質問できることから希望する企業が多いかもしれません。

マニュアルの充実

一般的な会計事務所では担当制が採られており、担当者しか顧問先情報がわからない、という属人性が強い傾向があります。属人性の長所は否めませんが、効率化のためには属人性を排除し、業務をマニュアル化して情報共有することが重要です。マニュアル化により、担当者以外のスタッフが対応することも可能となります。

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会計事務所におすすめ！業務効率化に便利なツール

クラウド型税務申告サービス

申告freeeは会計freeeを利用している会計事務所用のクラウド型税務申告サービスです。
税務申告書を作成し、直接電子申告をすることができます。複数の顧問先について一括で電子申告できる機能や、税制改正に自動アップデート対応する機能など、さまざまな利便性を持っています。

クラウド会計ソフト・経理システム

代表的なクラウド会計には、弥生会計、マネーフォワードクラウド会計などがあります。クラウド会計は顧問先データをいつでも共有できるため、チェックのための訪問も不要になるうえ、経営判断や決算予測が迅速に行えるというメリットがあります。
会計ソフトの他に、経理システムとして、クラウド経費精算freee、My集金NET、クラウド給与明細、スマ給、マネーフォワードクラウド経費・請求書などがあります。これらの経理システムの利用で、従来、手間がかかっていた請求書の発行や集金、経費精算、給与計算などの効率化が進みます。また、仕訳計上を連携設定して入力作業を省力化することも可能です。人的ミスを減らし、管理コストを減らす効果が期待できます。

ビジネスチャットツール

クラウド型のコミュニケーションツールとして、Slack、Chatworkなどが挙げられます。
どちらもビジネス用のチャットアプリで、チーム内、プロジェクト内の情報を整理し、情報共有を容易にしてくれます。Slackはアメリカ産でカスタマイズ性が高く、Chatworkは国産で手厚いサポート設計です。比較検討するとよいでしょう。

会議・打合せツール

Web会議ツールとして、Zoom、Google Meetが挙げられます。
この２つは利用者が多く、有料・無料サービスがあります。テキストチャットや画面共有、バーチャル背景といった機能は無料でも利用できます。なお、Google Meetはブラウザですべての機能を使えるため、手軽に利用しやすく、参加を呼びかけやすいといえます。

タスク・プロジェクト管理

メンバーが情報共有しながら作業を進めることができるプロジェクト管理ツールの利用も大変効果があります。プロジェクト管理ツールで利用されるのはBacklog、Asanaです。
進捗確認が把握できるため、スケジュールを効率的に進めやすく、確認のための会議などは不要になるでしょう。また、会計事務所の特性として挙げられる属人性を防ぐごとができます。コミュニケーション機能も充実しており、共同作業が円滑に行えます。

ファイル共有・オンラインストレージツールなど

上述のツールを各々に利用していると、連携に不便さを感じることがあります。
Google Workspaceはあらゆるビジネスツールが備わっているため、１つのGoogleアカウントで利用できるため、生産性が高いといえるでしょう。
またMicrosoft Teamsはビジネス向けのコミュニケーションツールですが、WordやExcelなど、Microsoftツールとの連携がしやすく、同様に生産性が高いといえます。

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業務効率化の注意点

セキュリティ対策

オンライン系のサービスを利用する際、大切なデータをオンライン上に保存することになるのでセキュリティ対策は必須です。アクセス制限や定期的なチェックを行いましょう。

費用対効果の判断

システムの導入には費用がかかります。導入の際には費用対効果を検討し、自社の予算に合ったものを導入するようにしましょう。経営状態を圧迫しては本末転倒です。

自社に適したツールの選定

会計ソフトなど、ツールには様々な種類があります。自社の課題に合ったものを選ぶことが重要です。合わないものを選ぶとかえって生産性を落としてしまうリスクもあるでしょう。比較検討するための試用などができないか、問合せてみましょう。

従業員のITリテラシー向上

ITシステムの導入には、従業員へのフォローは必須です。わかりやすいマニュアルの作成や、研修会を実施し、従業員のITリテラシーを向上させながら効率化を進めていく必要があります。

定期的な見直しと改善

日々、自社を取り巻く状況も変化し、加えて新しいシステムやツールが生み出されています。導入したシステムがベストではない状況に変化するかもしれません。定期的な見直しを行い、常に改善を追求していくことが大切です。

会計事務所もITツールを活用して業務を効率化！

人手不足や働き方の多様化を背景に、会計事務所もサービスの差別化が求められ、業務効率化が喫緊の課題です。ITツールをうまく活用して自社の業務効率化を図ってはいかがでしょうか。

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