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電子帳簿保存法のスキャン保存の改正とは

電子帳簿保存法のスキャナ保存について徹底解説!令和3年の改正で何が変わったのか?

 2021年度(令和3年度)の税制改正により、電子帳簿保存法が大幅に見直されました。その中でも、証憑書類をスキャンして保存する「スキャナ保存制度」が大きく見直されることになりました。
これにより、国税関係帳簿書類をスキャナで読み取ってデジタル化したデータを一定の要件に従って保存していれば、紙の書類は処分することが可能です。

 この改正によって、スキャナ保存がこれまでより簡易的に導入、運用ができるようになり、今までスキャナ保存をしてこなかった経理担当者にとって、導入するハードルが大きく下がることになります。

2021年12月現在、スキャナ保存制度は大幅に緩和されることが決まり、2022年から施行されることになっていますが、まだ正確に把握されていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

経理業務、会計事務所にお勤めの人は、今回の法改正、特にスキャナ保存制度の変更点について、押えておくべきポイントをしっかり把握しておかなければなりません。

 そこでこの記事では、電子帳簿保存法の中でも、スキャナ保存を導入するために注意すべきポイントにフォーカスをあててわかりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは

 電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」と言い、国税関係帳簿書類の保存に係る負担の軽減等を図るために、その電磁的記録等による保存等を容認することを趣旨として成立した法律です。

 国税関係帳簿書類は、申告納税制度の基礎をなすものです。会社法や法人税法などで保存が義務づけられている帳簿や決算書、請求書などの国税関係帳簿・書類については、法令上は「紙での保存」が原則となっています。しかし、国税関係帳簿書類で保存する方法は、紙や印刷、保存用ファイルなどに費用がかかることに加えて、書類の保管スペースの確保や整理にかかる事務負担が増えることなどの理由から経理業務の長年の課題となっていました。

 そこで、あらかじめ税務署長等の承認を受け、かつ、適正公平な課税の確保に必要な一定の要件に従うかたちで電磁的記録等の保存等を行うことを条件として、文書の電子的な保存が認められるようになりました。

 2017年の法制度の創設から、何度か改正され、2021年に大幅な要件緩和がなされています。

2022年1月1日施行予定!電子帳簿保存法の改正で税理士の業務はどう変わる?

電子帳簿保存法の普及状況とその対応

 2017年に創設されて以降、電子帳簿保存法は何度か改正されていますが、2021年度の税制改正により、この電子帳簿保存法の大幅な見直しが行われ、2022年1月1日から実際に施行されます。

 電子帳簿保存法が創設された当初は、その運用ルールの厳しさから企業の負担が大きいと敬遠されてきました。特に「スキャナ保存制度」については、スキャナ保存データと紙の証憑原本との同等性を担保するための法令要件が厳格であったため、事務負担等を考えるとなかなか制度利用に踏み切れない事業者が多くその承認件数も低調に推移していたというのが正直なところです。

 しかし、電子帳簿保存法はこれまでに何度となく要件が緩和されています。2021年の改正によって、スキャナ保存制度が簡易的に導入しやすく、運用も難しく無くなりました。い一度書類を電子データにしてしまえば、領収書や証憑を様々な条件でかんたんに検索できたりするなど、コスト削減や業務効率化にもつながります。

 これによって、電子帳簿保存法にもとづく文書等のスキャナ保存に手をこまねいていたような、ITリテラシーが高くなく、電子化に躊躇していたクライアントも導入障壁が下がって、今後スキャナ保存制度を導入することが加速することになるでしょう。

 そうなれば、当然、会計事務所・税理士事務所といった企業の経理業務をサポートする会社も対応していかなければなりません。

電子帳簿保存法に関する改正内容とは

2021年度の電子帳簿保存法の改正内容(概要)

 2017年に電子帳簿保存法が創設されたものの、特に、スキャナ保存制度についてはあまり普及しませんでした。スキャナ保存制度が普及しない主な要因としては、相互牽制や定期検査などの厳しい内部統制要件にあるとされています。つまり、スキャナ保存制度を導入したくても、内部統制要件が厳しいせいでなかなか導入に踏み切れなかったのです。

 内部統制要件のもとでは、原則として、書類の受領者以外の者(経理担当者など)が書類を確認してタイムスタンプを付与した後、受領者、書類を確認した経理担当者以外の第3者が事後検査を行わなければなりませんでした。要するに、「書類の受領者」「画像を照合する経理担当者」「保存要件を検査する第3者」のチェック体制が必要だったのです。

 これに加えて1年に1回以上、処理内容を確認する定期検査も必要でした。この定期検査が終了するまでは、書類の原本を破棄できなかったのです。

 また事業所等が複数ある場合は、おおむね5年以内に全ての事業所を検査することが求められていました。さらに、この定期検査によって不備等が発見された場合は、経営者を含む幹部に報告し、原因究明や改善策等を構築する体制等を整える必要があったのです。

 これらの要件を「内部統制要件」と呼びますが、特にコロナ禍の状況下においては、押印やペーパー管理による出社はできる限り無くすことが求められるようになりました。こうした背景によって、2021年度の改正によって、スキャナ保存の普及を妨げていた「内部統制要件」が廃止され、また、レシート・領収書等の原本の廃棄時において、第3者のチェック等が必要という「原本廃棄要件」も廃止されることになりました。

電子帳簿保存法の成立から2021年改正までの制度の変遷

 電子帳簿保存法において、スキャン文書による保存については、平成17年度に制度が創設されて以降、次のような改正がなされて、2021年の改正に至っています。

(1)平成17年度(創設)

 平成17年度の税制改正によって、電子署名、タイムスタンプによりスキャン文書の変更等の検知が可能となりました。また、バージョンを管理することで、スキャン文書の変更履歴を保持することも可能になったことから、スキャン文書による保存も認められるようになりました。なお、契約書等については、記載された契約金額又は受取金額が3万円未満のものについて認めることになっています。

(2)平成27年度(一部改正)

 平成27年度の税制改正により、平成27年9月30日以後に行う承認申請から、次のような改正がされています。

a.契約書等に係る金額基準(3万円未満)を廃止し、適正な事務処理を担保する規程の整備等が要件とされたこと。
b.契約書等について、業務サイクル後速やかに入力を行っている場合の関連する国税関係帳簿の電子保存の承認要件が廃止されたこと。
c.入力者等の電子署名を不要とし、タイムスタンプを付すとともに、入力者等情報の確認が要件とされたこと。
d.一般書類については、その書類の大きさに関する情報の保存が不要とされ、カラーではなくグレースケールでの保存でも要件を満たすこととされたこと。

(3)平成28年度(一部改正)

 平成28年度の税制改正で、平成28年9月30日以後に行う承認申請から、次のような改正がなされました。

・関係書類の受領者が書類を読み取る場合、次に掲げる事項が要件とされました。
a.関係書類の作成又は受領後、受領者等が署名を行ったうえで、特に速やか(3日以内)にタイムスタンプを付すこと。
b.A4以下の大きさの国税関係書類については、大きさに関する情報の保存を要しないこと。
c.相互牽制要件について、受領者等以外の者が記録事項の確認を行えばそれだけで良いこと

・小規模企業者である場合、いわゆる「適正事務処理要件」について、税務代理人が定期的な検査を行うことで相互牽制要件は不要とされました。

・スキャナについて、原稿台と一体型に限るとする要件が廃止となりました。これによって、スマートフォン等を使用して社外において経理処理前に国税関係書類の読み取りを行い、そのデータによる経理処理が行えるようになりました。

(4)令和元年度(一部改正)

 令和元年度の税制改正で、承認を受ける前に作成又は受領した重要書類についても、令和元年9月30日以降に適用届出書を提出し、一定の要件を満たすことで、スキャナ保存することが可能となりました。

スキャナ保存に関する改正内容とは

スキャナ保存に関する改正内容

 2021年度(2022年1月施行)に電子帳簿保存法のなかでも、スキャナ保存制度の箇所は大幅に改正され、手続き・電子帳簿の要件が大幅に緩和されることになりました。ここでは、この大幅な改正内容について、改正前と改正後でどのように変わるのかをわかりやすくするために、項目ごとに分けたうえで詳しく解説していきます。

(1)税務署による事前承認の廃止

 従来の電子帳簿保存制度においては、電子的に作成した国税関係帳簿を電子データで保存するためには、「訂正、削除の履歴が確認できること」「電子化された帳簿やその他の帳簿との間に関連性が確認できること」そして「一定以上条件で検索することができること」などの要件が課されていて、事前に税務当局へ承認申請書、添付書類の提出が必要でした。
 しかし、経理事務手続きを簡略化することを目的として、2022年1月1日からは、この国税関係帳簿書類をデータで保存する場合の承認制度が廃止されて、事前に納税地の所轄税務署長の承認を受けることが不要になりました。

(2)入力期限等の緩和

 改正前は、領収書等の国税関係書類(以下「書類」)の受領者が書類をスキャナで読み取る場合には、(1)受領した書類に自署を行い、(2)スマートフォンで撮影または複合機等でスキャニングして、(3)当該スキャナ保存データにタイムスタンプを付与するまでの作業を、書類を受領した後「特に速やかに(おおむね3営業日以内)」行うこととされていました。
 しかし、2022年1月1日からは、書類の受領者がスキャナで読み取る入力期限であった「特に速やかに」が廃止されて、書類を受領した後、最長で「業務サイクル後速やかに(2カ月とおおむね7営業日以内)」入力を行うことが可能となって、また、書類への自署も要件から外れることになりました。

(3)タイムスタンプ措置の緩和

 原則として、書類のスキャナ保存を行う場合は、スキャナ保存データにタイムスタンプを付与することが要件となっています。
 しかし、改正後である2022年1月1日からは、入力期限内に入力した日時をNTPサーバと同期することなどにより訂正削除履歴の残る又は訂正削除できないシステムに保存する方法によって、入力期限内に国税関係書類に係る記録事項を入力していることを客観的に確認できる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与要件に代えることができることになりました。

(4)適正事務処理要件を廃止

 2021年の改正前は、紙の原本書類とスキャナ保存したデータとの同一性をチェックするための仕組みとして法令上「適正事務処理要件(相互けん制・定期検査・改善体制)」要求されていました。原本とスキャナの同一性を社内または税理士等が確認しなければならなかったのです。
 しかし、改正によって適正事務処理要件が廃止され、書類の受領者等が原本書類が正しくスキャニングされていることを確認すれば、直ちに原本書類を廃棄することが可能となりました。

(5)検索要件の緩和

2022年1月1日からは、検索項目が「取引年月日、取引金額、取引先名称」に限定され、税務調査等においてダウンロードデータを提供等できる場合には「日付・金額の範囲指定検索」「複数項目の組合せ検索」が不要となりました。
改正前までは、検索要件の記録項目として「取引年月日」「勘定科目」「取引金額」の3つの他に、その他の帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索可能であることが必要とされていました。

しかし、2021年度の改正によって「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つとされ、範囲指定検索ができること、そして、二以上の任意の項目の組み合わせ検索ができることが要件であったものが、税務調査でデータを提示または提出する場合、範囲指定や組み合わせ検索機能は不要となりました。

(6)罰則規定の制定

スキャン保存制度が運用しやすくなるように、各種要件が緩和された一方で、もし、経理処理に不正があった場合には重加算税が10%課されるようになりました。

経理業務のテレワークを実現する第一歩!電子帳簿保存法を知ろう!

まとめ

 デジタル社会の到来を背景として、電子帳簿保存法の改正が進んでいることによって、会計事務所のIT活用が進むなど、会計・税務業界にもデジタル化の波が急激に押し寄せています。これまでと比較しても、弥生・Money Forward、freeeのようなクラウド型の会計ソフトの利用が増加し、ITの活用によって、経理事務に関する利便性が向上しただけではなく、銀行口座の連携など入力業務が大きく軽減されるような環境になってきています。

 財務省が公表している令和3年度税制改正の大綱の概要において、経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフト等の活用による記帳水準の向上に資するため、帳簿書類を電子的に保存する際の手続を抜本的に見直すことがうたわれており、スキャナ保存制度については、ペーパーレス化を一層促進する観点から、手続き・要件を大幅に緩和するとともに、電子データの改ざん抑止のための措置を講ずるとして今回の法改正に至っています。また、会計ソフトの多くは法改正に対してもリアルタイムに対応してくれるので、会計業務には欠かせないものとなってきています。

 したがって、今後は、書類がペーパーレスになり、電子データまたは、スキャン保存が通常化してくることが想定されますが、中小企業などの中にはITリテラシーが高くない企業も多くいらっしゃるかと思います。そういった部分を経験豊富な会計事務所様がコンサルティングすることができれば、クライアントの信頼度も向上されるのではないでしょうか。

 現在、日本のデジタル化を加速するためデジタル庁が設置され、世界の中でも日本のデジタル化は遅れていると言われているなか、その遅れを取り戻せるのかが注目されています。
そのような背景もあり、今後もIT活用は加速していくことは間違いないでしょうし、あらゆることがデジタル化していくことは想像に固くありません。

会計事務所でも、今後、さらなるデジタル化が求められ、ITを活用することで会計業界の人手不足を解消する一端として導入が加速するでしょう。
企業の経理業務をされている方も、会計事務所、税理士法人で働かれている人もデジタル化の波は避けて通れない道となっています。

デジタル化を進めることで多くの恩恵もありますので、苦手意識をもたずまずはウェビナーに参加するなど、情報収集をしながら知識として蓄えながら、IT活用を初めてみてはいかがでしょうか。

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